Inzerát „asistent/ka, Excel, angličtina“ na portálu typicky přinese desítky CV, z nichž použitelné jsou jednotky. Zbytek je mimo mzdu, mimo lokalitu, nebo bez reálné praxe s agendou, kterou potřebujete. U SME bez recruitera to znamená hodiny třídění a stejně prázdný shortlist. Před dalším kolováním inzerce projděte přehled agentur Rekuvo: filtrujete podle administrativy nebo personalistiky a jednou poptávkou oslovíte víc subjektů najednou.
Proč admin inzerce selhává
Administrativa není jedna pozice. Office manager, fakturant, recepční a asistent ředitele mají jiné skillsety a jiné mzdové vidlice. Když je smícháte do jednoho textu, agentura i portál pošlou všechno, co se jen vzdáleně podobá „admin“. Off-limit musí být v briefu: mzda (fork), hybrid ano/ne, povinný software, jazyk na úrovni, kterou reálně testujete, a jestli jde o back-office, nebo o kontakt s klienty. U fakturace uveďte objem dokladů a systém; u asistence podíl cestování a kalendáře. Bez toho dostanete objem, ne výběr.
Admin desk není HR desk
Personální agenda není rozšířená administrativa. Náborový specialista, HR generalista a mzdová účetní jsou jiné profily — jiná zkušenost, jiná citlivost dat, jiné reference. Agentura, která „má i soft skills“, často jen přeposílá LinkedIn odpovědi bez ověření procesu. U HR pozic ptejte se na zkušenost s výběrovými řízeními, GDPR a internými politikami, ne na „práci s lidmi“. Filtr agentury na administrativu drží admin pipeline odděleně od personalistiky.
Kdy specialista dává smysl
Agentura se vyplatí, když nemáte čas filtrovat šum, když je pozice důvěrná (náhrada za stávajícího člověka), nebo když potřebujete úzký mix: například CZ/EN korespondence + účetní soft + docházka do kanceláře tři dny v týdnu. Generalista z Googlu bez desk na THP obvykle nedoručí. Požádejte o SLA na první shortlist (např. 5–8 CV do 10 pracovních dnů) a o to, jak agentura kandidáty předfiltruje — telefon, test Excelu, ověření reference. U důvěrných náhrad trvejte na tom, že partner neinzeruje název firmy, dokud neprojde shortlist u vás.
Personalistika jako samostatný brief
Hledáte-li HR business partnera, recruitera nebo specialistu odměňování, neposílejte to samé zadání jako na asistentku. Oddělte seniority, rozsah agendy (nábor / mzdy / rozvoj) a jestli má člověk stavět procesy, nebo je držet. Katalogový filtr nábor v personalistice a HR ukáže subjekty, které ten desk reálně mají — ne jen „umíme všechno“.
